Seriline
  1. Start
  2. Besökshantering
  3. Besökssystemet Visitor

Besökssystemet Visitor


Kontakta oss

Ett automatiserat besökssystem för alla behov

Visitor är ett enkelt och smidigt besökssystem som hjälper dig att registrera och administrera era besökare till företaget digitalt. Visitor lämpar sig för alla företag och organisationer där man behöver ett pålitligt system för att ha kontroll på vilka som vistas i företagets lokaler. Ett besökssystem skapar ett professionellt intryck och en ökad säkerhet för alla i byggnaden. Besökssystemet är användarvänligt och kan enkelt anpassas efter kundens behov. Våra program kan installeras i såväl  stora nätverk med era receptioner som på en fristående dator i en reception. Besökssystemet tar hand om hanteringen av besökare till företaget. Visitor ger ett professionellt intryck och ökar säkerheten då man har kontroll på vilka besökare som vistas i lokalerna. Det är ett heltäckande besökssystem och hanterar allt från besöksregistreringen till utskrifter av besökskort, parkeringstillstånd och evakueringslistor. Receptionistens arbete effektiviseras och består av att söka upp besöksuppgifterna i besökslistan, kontrollera och checka in besökaren med en knapptryckning. När besöket har avslutats återlämnas besökskortet i receptionen och besökaren blir utcheckad.

Företag och organisationers besökshantering ser olika ut beroende på storlek. För att det ska vara enkelt att välja och anpassa funktioner efter sitt egna specifika behov har vi skapat ett smart besökssystem som är skalbart. Visitor bygger på ett basprogram (Reception) med två tilläggsmoduler (Guest och Web). Visitor Reception och tilläggsmodulerna använder sig av en gemensam databas för att enklare hålla hela systemets besöksuppgifter uppdaterade. Utöver basprogrammet och tilläggsmodulerna är det möjligt att koppla på olika tillval utan att behöva göra någon ny installation av programmet. Tillvalen består av specifika funktioner som kan kopplas på om behovet uppstår.

Visitor tillhandahåller en mängd smarta funktioner som underlättar för våra kunder. En väldigt uppskattad funktion är att man har möjlighet att avisera besökaren redan när bokningen av besöket görs. Detta kan göras både från Visitor Reception och Visitor Web och aviseringen sker via sms och/eller email. Vilken information som skickas med i aviseringen bestämmer kunden helt själv. Det även skickas med en QR-Kod som gör att ankomstregistrering blir mycket smidigare och snabbare.

Vid ankomst visar besökaren upp QR-koden för en läsare (direkt ifrån sin mobiltelefon) och blir då automatiskt incheckad samtidigt som besöksetiketten skrivs ut och besöksmottagaren får en avisering via sms och/eller ett email. På detta sätt så slipper både receptionspersonal och förbokade besökare att skriva in sig manuellt vid ankomst. Denna lösning har vi tagit fram för att möta marknadens efterfrågan kring självservicetjänster och den har blivit en riktig kioskvältare. För oss handlar det om att vi tillsammans med våra kunder skall jobba med kostnadsbesparingar i kombination med att uppnå en högre säkerhetsnivå.

 

Vill du veta mer?

Boka en demo 

Besökssystem Reception Seriline

Varför ett besökssystem?

För receptionisten underlättar ett besökssystem hanteringen av besökare, det höjer även säkerheten där obehöriga inte får tillgång till företagets lokaler.

  • Öka säkerheten

  • Förregistera besök

  • Hantera besöksbrickor
  • Administrera besökare
  • Professionellt bemötande

Ladda ner vår folder
 

Folder Visitor SE
Folder Visitor ENG
VISITOR - BAS (RECEPTION)

I programmet Visitor Reception samlas alla uppgifter om företagets kommande, pågående och avslutade besök i en databas. Från databasen skriver du enkelt ut besöksbrickor, sammanställer rapporter och hanterar statistik. Programmet administrerar databasen och är navet i vårt besökssystem. Med den inbyggda layout-editorn får besöksbrickor och andra utskrifter företagets egen grafiska profil. En avancerad rapporthanterare och statistikverktyg ingår.

Programmet Visitor Reception används av företag och organisationer för att registrera och administrera besökare till företaget. Det används i företagets reception där receptionisten registrerar och checkar in de besökare som kommer till företaget. Programmet administrerar den gemensamma databasen. Här skapas statistik och rapporter, besöksbrickornas grafiska utformning och mycket mer. Programmet finns i två utföranden - Bas som innehåller funktioner som räcker till de flesta användare samt Premium när kraven är extra höga.

TILLÄGGSMODUL VISITOR - GUEST

Med programmet Visitor Guest kan besökaren själv skriva in sina uppgifter i en besöksterminal, som antingen är en läsplatta eller en vanlig dator. Uppgifterna sparas direkt i den gemensamma databasen. Programmet hanterar en mängd olika uppgifter, som in- och utcheckning med streckkodsläsare, utskrift av besöksbrickor, foto av besökaren, WiFi m.m.

Visitor Guest är perfekt att använda både i bemannade och obemannade receptioner. Med den inbyggda språk-editorn kan alla texter översättas till valfritt språk. Besökaren väljer språk genom att klicka på en flaggsymbol.

När besökaren har checkats in ska ett besökskort skrivas ut. Det kan ske på två sätt. Programmet kan skriva ut kortet automatiskt. I andra fall kan receptionisten sköta utskriften och har då möjlighet att komplettera kortet med uppgifter om besöksmottagare och eventuell giltighetstid.

TILLÄGGSMODUL VISITOR - WEB

Visitor Web ger besöksmottagaren möjlighet att själv föranmäla sina besök. Arbetet i receptionen underlättas och besöksmottagaren får via webbokningen direkt tillgång till besökssystemets databaser. Uppgifter från tidigare besök är lätt tillgängliga. Webbokningen utförs på ett enkelt webbformulär. Uppgifter om mottagare och besökare hämtas från, och sparas direkt i, databasen.

Lösenordsskydd av besöksmottagare
Besöksuppgifter kan av integritetsskäl behöva skyddas. Besöksbokningen är därför skyddad med lösenord. Bara den som bokat besöket har tillgång till uppgifterna. Besöksmottagaren kan själv ändra sitt lösenord, ta bort det eller lämna över rätten att se och ändra i bokningen till ett ombud.

Övriga funktioner
Med ett klick kan ett bokat besök skickas till kalendern i Outlook. Gäster vid obemannade receptioner kan checkas in av besöksmottagaren som samtidigt skriver ut en besöksbricka online. Modulen för autentisering används när ett besök kräver godkännande av en ansvarig person. Den ansvariga godkänner föranmälda besök direkt på sin sida i webbmodulen.

Gruppbokning
I databasen sparas varje besökare som en egen post, samtidigt som programmet automatiskt håller ihop de personer som ingår i en grupp. Hela grupper kan checkas in och ut med ett klick.

Ändring/avbokning av besök
Uppgifter i bokade besök kan redigeras av besöksmottagaren ända till dess att besökaren har blivit incheckad.

Anpassa funktionaliteten med tilläggsmoduler och plug-ins

Tack vare det moduluppbyggda systemet börjar du med instegsmodellen som innehåller alla basfunktioner. Vartefter behoven uppstår utökar du sedan enkelt funktionaliteten med tilläggsmoduler för t.ex. självinskrivning. Detta är praktiskt när besökaren själv skriver in sig vid ankomst eller då du sätter upp systemet för en obemannad reception. Med insticksprogram finns oändliga möjligheter att anpassa systemet efter företagets specifika behov. Det kan exempelvis vara automatisk tilldelning av Wifi-accesser, styrning av tillkopplad teknisk utrustning som t.ex., dörrar, vändkors mm. Systemet kan även konfigureras för SMS-funktionalitet för avisering av besök och besöksmottagare.

Programmet används också av receptionisten i bemannade receptioner. I programmet Visitor Reception samlas alla uppgifter om företagets kommande, pågående och avslutade besök i en databas. Från receptionsdelen skriver du enkelt ut besöksbrickor, parkeringstillstånd, sammanställer rapporter och hanterar statistik samt fjärröppnar dörrar och grindar. Visitor är även integrerat i passersystemet RCO M5, denna integration ger er även möjlighet att ge besökaren tillfälliga accesser under den tiden som besöket avses och ni kan automatiskt överföra besöksmottagare från passersystemet.  

Evakueringslistor

Utforma larmlistan efter eget behov för att få en full översikt för vilka som vistas i lokalerna om en ev. krissituation skulle uppstå. Listan kan skickas via e-mail, sms eller printas direkt från receptionsdelen.

Smart avisering

Avisera besökare med SMS, e-post, eller både och i samband med att besöket bokas. Innehållet av aviseringen redigeras enkelt direkt i programmet.

Rapport med statistik

Med Visitor Reception är det möjligt att skapa rapporter med statistik över besökshistoriken. Detta för att enklare kunna planera receptionens arbete.

Förbokning via Office 365

Genom vår integration med Office 365 kan ni förboka era möten direkt i Outlook och bjuda in deltagarna på ett och samma ställe.

SSG integration

Detta är en efterfrågad och väldigt uppskattad funktion som underlättar incheckningen och ser till att alla säkerhetsaspekter uppfylls genom att kontrollera giltiga utbildningar och information om entreprenörer i SSGs databas.

Hälsodeklaration och smittspårning

Under pandemier eller epidemier är det extra viktigt att informera sina besökare om hur de ska förhålla sig till nya regler och förhållningssätt för att minska risken för sjukdomsspridning. En funktion som används bland annat av livsmedelsindustrin men har aktualiserats för flera är en hälsodeklaration. Om en besökare eller medarbetare påvisas vara sjuk är det viktigt att kunna gå tillbaka och se vilka personer de kan ha kommit i kontakt med under tiden de kan ha varit smittsamma.

GDPR-säkrat

I Visitor har ni möjlighet att avkräva att besökarna godkänner era GDPR-villkor såsom att deras data lagras i samband med besöket samt om kamerabilder (CCTV) lagras av säkerhetsskäl. Självklart har vi annonymiseringsfunktioner där ni själva kan bestämma hur länge ni skall lagra datan. 

Blixtsnabb sökfunktion

Tack vare den snabba sökfunktionen reduceras administrationsarbetet till några få ögonblick. Skapa enkelt ett eller flera återbesök på några få sekunder.

In- och utcheckning med QR

För att underlätta in- och utcheckningen kan en QR-kod skickas via SMS och eller e-mail i samband med bokning av besöket.

Programfunktioner

Ni väljer funktioner efter ert eget behov. Besökssystemet Visitor består av tre stycken programvaror, Reception, Guest och Web. Visitor Guest och Web kräver besöksprogrammet Visitor Reception för att fungera.

Visitor Reception Visitor Guest Visitor Web
Databas
Stöd för Access-databas, MS-SQL, DSN - ODBC, NAS alt. liknande. ✔ ✔ ✔
Stöd för gemensam databas på flera orter. ✔ ✔ ✔
Hantera mottagare. ✔
Läsa in mottagare från fil eller AD. ✔
Importera besökare från databas alternativt Excel. ✔ ✔
In- och utcheckning
Checka in/ut besökare. ✔ ✔ ✔
Förboka besök. ✔ ✔
Förboka grupper. ✔ ✔
Hantera grupper av besökare. ✔
Utskrift
Skriva ut besöksbrickor med egen layout. ✔ ✔ ✔
Automatisk utskrift vid incheckning. ✔ ✔
Konfigurerbara utskriftsknappar med egna funktioner. ✔
Rapporter
Skapa egna rapporter med valbara uppgifter. ✔
Avisering
Redigera avisering. ✔
Avisera besökare och mottagare via SMS/E-post. ✔ ✔ ✔
Avisera förbokat besök. ✔ ✔ ✔
Avisera mottagare vid incheckat besök. ✔ ✔
Layout
Skapa layouter till besökskort, blanketter, listor och etiketter. ✔
Statistik
Skapa och skriv ut statistik över besöksflödet. ✔
Extra säkerhet
Hantera användare och behörigheter. ✔
Spärra besökare. ✔
Lösenordsskydd ✔ ✔
Tillval
Wifi - skapa automatiskt gästkonto till besökaren. ✔ ✔
I/O enhet - öppna exempelvis dörrar eller bommar. Eller skapa larmlista m.hj.a. knapp eller automatiskt från larmsystem, exempelvis brandlarm. ✔ ✔
Godkänn besök - kräv godkännade av besök till anläggningar med extra hög säkerhet. ✔ ✔
Övrigt
Skanna och spara bilder/bilagor kopplat till besökare. ✔
Stöd för flera läsare med olika funktioner. ✔ ✔
Exportera besök till exempelvis passersystem. ✔ ✔
Exportera besök till kalender. ✔
Checka in/ut besökare med QR- eller streckkod. ✔ ✔
Språkstöd - enkelt att översätta till valfritt språk. ✔
Skräddarsy besöksgränssnitt. ✔
Multifunktionell för flera företag exempelvis på ett företagshotell. ✔ ✔ ✔
Låt besökaren fota sig själv vid incheckning. ✔ ✔
Fotografera besökaren vid incheckning. ✔
Importera besöksbilder. ✔
Översikt för exempelvis incheckade och bokade besök. ✔

Paketerade Besökssystem

För att göra det lite lättare att komma igång med sitt besökssystem har vi satt ihop några lämpliga paket att starta upp med. Paketen innehåller både programvara, hårdvara och förbrukningsartiklar.

PAKET VISITOR BAS
795:-

per månad*

Med detta paket har du allt som krävs för att komma igång.

*Priset avser tecknande av avtal för 48 månader.
 

Mer info
PAKET VISITOR PREMIUM
995:-

per månad*

Detta paket är för dig som vill sätta upp en obemannad reception eller vill låta besökare skriva in sig själv.

*Priset avser tecknande av avtal för 48 månader.

Mer info
PAKET VISITOR ENTERPRISE
1595:-

per månad*

Detta paket är fullutrustat med alla tre delar, vilket ger möjlighetet till webbaserad förregistrering av besök såväl som självinskrivning.

*Priset avser tecknande av avtal för 48 månader.

Mer info

Kom igång med ditt besöksystem idag

Det är i receptionen som besökaren får sin första kontakt med företaget. Ett professionellt gästmottagande är nyckeln till goda framtida relationer. En gäst som snabbt, enkelt och vänligt lotsas igenom sitt besök får en positiv bild av företaget.

Vanliga frågor

Här hittar du de vanligaste frågorna vi får från våra kunder. Hittar du inte svaret på det du undrar över är du varmt välkommen att kontakta oss.

Ett besökssystem kan se helt olika ut beroende av vilka behov man har. Oftast beställer man de funktioner man behöver för att få ett system som passar de egna behovet.
I vår webbsop finns några färdiga paket att beställa direkt.

Man behöver kunna sätta upp databasen, skapa layouter till besöksbrickor, skriva ut rapporter och statistik osv. Dessa funktioner finns i receptionsprogrammet VISITOR. Svaret på frågan är egentligen nej, men vi har kunder som bara har köpt gästdelen, och som vi har hjälpt med databas och layouter.

I basversionerna går det bara att checka ut, medan i premiumversionerna kan man både checka in och ut besökare.

Programmet behöver en COM-port att lyssna på. När en läsare ansluts till en USB-port behöver man installera en virtuell USB/COM port. Rent principiellt bör vilken streckkodläsare som helst fungera, men vi har mest erfarenhet av Newlands scanners som vi också kan ge bra support mot.

Att läsaren piper betyder att den läst koden. Däremot betyder det inte att programmet tagit emot data från läsaren. Kontrollera att all inställningar i programmet korrekra för den aktuella läsaren (menyraden Alternativ/Sök med läsare...) - att fältet Id används som sökfält och att rätt COM-port är inställd (Windows kontrollpanelen).
Ibland kan Windows tappa kontakten med USB-porten. Testa med att koppla bort läsaren från datorn och anslut den igen. Kontrollera vilken COM-port läsaren fick på kontrollpanelen.

Bakom varje utskriftsknapp kan man lägga en egen layout. Detta gör att man enkelt kan skapa t ex en knapp för utskrifter av bilpass, en annan för parkeringskort eller lånekvitton etc.

Kontakta oss på Seriline och beställ en produktnyckel för det programtillägg som önskas. Från version Premium 7,07 behöver inget nytt installeras, ange endast en giltig produktnyckel för den nya funktionen.