Om oss Marknadsmaterial ESG & Miljöpolicy Joina vårt team Integritetspolicy Ramavtal inom offentlig sektor
Kontakt Nyhetsbrev Följ oss på LinkedIn Följ oss på Youtube
English Svenska
Seriline
  1. Start
  2. Besökssystemet Visitor

Besökssystemet Visitor


Kontakta oss

Ett automatiserat besökssystem för alla behov

För receptionisten underlättar ett besökssystem hanteringen av besökare, det höjer även säkerheten där obehöriga inte får tillgång till företagets lokaler. Vid utrymningssituationer kan en evakueringslista (en förteckning över alla pågående besök) skrivas ut och användas för att enklare få översikt på företagets besökare med fullständiga kontaktuppgifter. Ett professionellt gästmottagande är nyckeln till goda framtida relationer. Med en besöksterminal som följer företagets egna grafiska profil med logotyper, färger, slogan eller annat får ett företag att särskilja sig från andra. Med vårt besökssystem kan ditt företag skapa både förtroende och identitet men också underlätta för din egna personal med smarta och enkla funktioner. 

Visitor är ett enkelt och smidigt besökssystem som hjälper dig registrera och administrera dina besökare. Systemet ökar säkerheten och lämpar sig för alla storlekar av företag och organisationer, där man behöver ett pålitligt system för att ha kontroll på vilka som vistas i lokalerna. Det är en komplett lösning där besökssystemet hanterar alla delar innan, under och efter besöket.

 

Så fungerar det

  • Innan besöket 
    Inbjudan görs oftast i Visitor Web alternativt enkelt med en integration till Office 365. En kalenderinbjudan skickas då till besökaren med ett automatiskt välkomstmail som kan anpassas med informtion som t.ex. resväg ochparkering. Visitor kan även automatiskt skicka en påminnelse till besökaren strax innan besöket, så att besökaren har QR-koden enkelt tillgänglig vid incheckningen.

 

  • Vid ankomst 
    När besökaren anländer så ankomstregistrerar man sig med sin QR-kod vid en självservice-terminal. En besöksetikett skrivs automatiskt ut samtidigt som ett sms eller mail skickas till besöksmottagaren med information om att besökaren är på plats. Regler, GDPR eller annan information kan anpassas och presenteras på terminalen för besökaren som måste godkänna dessa innan besöket. Även parkeringstillstånd eller WIFI-access kan automatiskt tilldelas vid ankomst. Om det krävs en passage genom en låst dörr kan denna öppnas via en QR-kodsläsare, alternativt kan en integration göras mot passersystemet som ger tillträde med en PIN-kod.

 

  • Under och vid besökets slut
    Om en eventuell nödsituation inträffar under besöket kan en evakueringslista på alla besökare enkelt tas fram. Vid avslutat besök checkas besökaren ut via QR-koden på besöksetiketten. Om behovet finns kan etiketten läggas i en låsbar brevlåda, alternativt beställa etiketter som blir oläsbara efter 24 timmar.

 

  • Reception
    Självservice-terminalen lämpar sig i en obemannad reception men fungerar lika bra när det är bemannade receptioner för att minimera väntetider, men även för att informera och godkänna regler vid besöket. Receptionisten kan enkelt söka upp besöksuppgifterna i besökslistan, kontrollera och checka-in besökare med endast ett knapptryck. Hanteringen av ett gruppbesök går lika snabbt och smidigt som enskilda personer. Vid besök som inte är förbokade kan besökaren registreras direkt via självservice-terminalen, alternativt registreras av receptionisten.

 

Vill du veta mer?

Boka en demo 

Besökssystem Reception Seriline

Varför ett besökssystem?

  • Öka säkerheten

  • Förregistera besök

  • Hantera besöksbrickor
  • Administrera besökare
  • Professionellt bemötande

Ladda ner
 

Folder
PAKET - VISTITOR BAS (Reception)

Med detta paket har du allt som krävs för att komma igång.

Innehåller:

  • Mjukvara Visitor Reception
  • Etikettskrivare
  • QR-skanner
  • 1st Etikettrulle (500st/rl)
  • 100 st Plastfickor med tumgrepp
  • 100st Krokodilclip på strip

PAKET - PREMIUM (RECEPTION + GUEST)

Detta paket är för dig som vill sätta upp en obemannad reception eller vill låta besökare skriva in sig själva för att underlätta för receptionen.

Innehåller:

  • Mjukvara Visitor Bas (Reception)
  • Mjukvara Visitor Premium (Guest)
  • Etikettskrivare
  • QR-skanner
  • 1st Etikettrulle (500st/rl)
  • 100 st Plastfickor med tumgrepp
  • 100st Krokodilclip på strip
PAKET - ENTERPRISE (RECEPTION + GUEST + WEB)

Detta paket är fullutrustat med alla moduler, vilket ger möjlighet till en webbaserad förregistrering av besök såväl som självinskrivning.

Innehåller:

  • Mjukvara Visitor Bas (Reception)
  • Mjukvara Visitor Premium (Guest)
  • Mjukvara Visitor Enterprise (Web)
  • Etikettskrivare
  • QR-skanner
  • 1st Etikettrulle (500st/rl)
  • 100 st Plastfickor med tumgrepp
  • 100st Krokodilclip på strip

Anpassa funktionaliteten med tilläggsmoduler och plug-ins

Tack vare det moduluppbyggda systemet börjar du med instegsmodellen som innehåller alla basfunktioner. Vartefter behoven uppstår utökar du sedan enkelt funktionaliteten med tilläggsmoduler för t.ex. självinskrivning. Detta är praktiskt när besökaren själv skriver in sig vid ankomst eller då du sätter upp systemet för en obemannad reception. Med insticksprogram finns oändliga möjligheter att anpassa systemet efter företagets specifika behov. Det kan exempelvis vara automatisk tilldelning av Wifi-accesser, styrning av tillkopplad teknisk utrustning som t.ex., dörrar, vändkors mm. Systemet kan även konfigureras för SMS-funktionalitet för avisering av besök och besöksmottagare.

Programmet används också av receptionisten i bemannade receptioner. I programmet Visitor Reception samlas alla uppgifter om företagets kommande, pågående och avslutade besök i en databas. Från receptionsdelen skriver du enkelt ut besöksbrickor, parkeringstillstånd, sammanställer rapporter och hanterar statistik samt fjärröppnar dörrar och grindar. Visitor är även integrerat i passersystemet RCO M5, denna integration ger er även möjlighet att ge besökaren tillfälliga accesser under den tiden som besöket avses och ni kan automatiskt överföra besöksmottagare från passersystemet.  

Evakueringslistor

Utforma larmlistan efter eget behov för att få en full översikt för vilka som vistas i lokalerna om en ev. krissituation skulle uppstå. Listan kan skickas via e-mail, sms eller printas direkt från receptionsdelen.

Smart avisering

Avisera besökare med SMS, e-post, eller både och i samband med att besöket bokas. Innehållet av aviseringen redigeras enkelt direkt i programmet.

Rapport med statistik

Med Visitor Reception är det möjligt att skapa rapporter med statistik över besökshistoriken. Detta för att enklare kunna planera receptionens arbete.

Förbokning via Office 365

Genom vår integration med Office 365 kan ni förboka era möten direkt i Outlook och bjuda in deltagarna på ett och samma ställe.

SSG integration

Detta är en efterfrågad och väldigt uppskattad funktion som underlättar incheckningen och ser till att alla säkerhetsaspekter uppfylls genom att kontrollera giltiga utbildningar och information om entreprenörer i SSGs databas.

Hälsodeklaration och smittspårning

Under pandemier eller epidemier är det extra viktigt att informera sina besökare om hur de ska förhålla sig till nya regler och förhållningssätt för att minska risken för sjukdomsspridning. En funktion som används bland annat av livsmedelsindustrin men har aktualiserats för flera är en hälsodeklaration. Om en besökare eller medarbetare påvisas vara sjuk är det viktigt att kunna gå tillbaka och se vilka personer de kan ha kommit i kontakt med under tiden de kan ha varit smittsamma.

GDPR-säkrat

I Visitor har ni möjlighet att avkräva att besökarna godkänner era GDPR-villkor såsom att deras data lagras i samband med besöket samt om kamerabilder (CCTV) lagras av säkerhetsskäl. Självklart har vi annonymiseringsfunktioner där ni själva kan bestämma hur länge ni skall lagra datan. 

Blixtsnabb sökfunktion

Tack vare den snabba sökfunktionen reduceras administrationsarbetet till några få ögonblick. Skapa enkelt ett eller flera återbesök på några få sekunder.

In- och utcheckning med QR

För att underlätta in- och utcheckningen kan en QR-kod skickas via SMS och eller e-mail i samband med bokning av besöket.

Programfunktioner

Ni väljer funktioner efter ert eget behov. Besökssystemet Visitor består av tre stycken programvaror, Reception (Bas), Guest (Premium) och Web (Enterprise). Visitor Guest och Web kräver besöksprogrammet Visitor Reception för att fungera.

Visitor Reception Visitor Guest Visitor Web
Databas
Stöd för Access-databas, MS-SQL, DSN - ODBC, NAS alt. liknande. ✔ ✔ ✔
Stöd för gemensam databas på flera orter. ✔ ✔ ✔
Hantera mottagare. ✔
Läsa in mottagare från fil eller AD. ✔
Importera besökare från databas alternativt Excel. ✔ ✔
In- och utcheckning
Checka in/ut besökare. ✔ ✔ ✔
Förboka besök. ✔ ✔
Förboka grupper. ✔ ✔
Hantera grupper av besökare. ✔
Utskrift
Skriva ut besöksbrickor med egen layout. ✔ ✔ ✔
Automatisk utskrift vid incheckning. ✔ ✔
Konfigurerbara utskriftsknappar med egna funktioner. ✔
Rapporter
Skapa egna rapporter med valbara uppgifter. ✔
Avisering
Redigera avisering. ✔
Avisera besökare och mottagare via SMS/E-post. ✔ ✔ ✔
Avisera förbokat besök. ✔ ✔ ✔
Avisera mottagare vid incheckat besök. ✔ ✔
Layout
Skapa layouter till besökskort, blanketter, listor och etiketter. ✔
Statistik
Skapa och skriv ut statistik över besöksflödet. ✔
Extra säkerhet
Hantera användare och behörigheter. ✔
Spärra besökare. ✔
Lösenordsskydd ✔ ✔
Tillval
Wifi - skapa automatiskt gästkonto till besökaren. ✔ ✔
I/O enhet - öppna exempelvis dörrar eller bommar. Eller skapa larmlista m.hj.a. knapp eller automatiskt från larmsystem, exempelvis brandlarm. ✔ ✔
Godkänn besök - kräv godkännade av besök till anläggningar med extra hög säkerhet. ✔ ✔
Övrigt
Skanna och spara bilder/bilagor kopplat till besökare. ✔
Stöd för flera läsare med olika funktioner. ✔ ✔
Exportera besök till exempelvis passersystem. ✔ ✔
Exportera besök till kalender. ✔
Checka in/ut besökare med QR- eller streckkod. ✔ ✔
Språkstöd - enkelt att översätta till valfritt språk. ✔
Skräddarsy besöksgränssnitt. ✔
Multifunktionell för flera företag exempelvis på ett företagshotell. ✔ ✔ ✔
Låt besökaren fota sig själv vid incheckning. ✔ ✔
Fotografera besökaren vid incheckning. ✔
Importera besöksbilder. ✔
Översikt för exempelvis incheckade och bokade besök. ✔

Kom igång med ditt besöksystem idag

Det är i receptionen som besökaren får sin första kontakt med företaget. Ett professionellt gästmottagande är nyckeln till goda framtida relationer. En gäst som snabbt, enkelt och vänligt lotsas igenom sitt besök får en positiv bild av företaget.

Vanliga frågor

Här hittar du de vanligaste frågorna vi får från våra kunder. Hittar du inte svaret på det du undrar över är du varmt välkommen att kontakta oss.

Ett besökssystem kan se helt olika ut beroende av vilka behov man har. Oftast beställer man de funktioner man behöver för att få ett system som passar de egna behovet.
I vår webbsop finns några färdiga paket att beställa direkt.

Man behöver kunna sätta upp databasen, skapa layouter till besöksbrickor, skriva ut rapporter och statistik osv. Dessa funktioner finns i receptionsprogrammet VISITOR. Svaret på frågan är egentligen nej, men vi har kunder som bara har köpt gästdelen, och som vi har hjälpt med databas och layouter.

I basversionerna går det bara att checka ut, medan i premiumversionerna kan man både checka in och ut besökare.

Programmet behöver en COM-port att lyssna på. När en läsare ansluts till en USB-port behöver man installera en virtuell USB/COM port. Rent principiellt bör vilken streckkodläsare som helst fungera, men vi har mest erfarenhet av Newlands scanners som vi också kan ge bra support mot.

Att läsaren piper betyder att den läst koden. Däremot betyder det inte att programmet tagit emot data från läsaren. Kontrollera att all inställningar i programmet korrekra för den aktuella läsaren (menyraden Alternativ/Sök med läsare...) - att fältet Id används som sökfält och att rätt COM-port är inställd (Windows kontrollpanelen).
Ibland kan Windows tappa kontakten med USB-porten. Testa med att koppla bort läsaren från datorn och anslut den igen. Kontrollera vilken COM-port läsaren fick på kontrollpanelen.

Bakom varje utskriftsknapp kan man lägga en egen layout. Detta gör att man enkelt kan skapa t ex en knapp för utskrifter av bilpass, en annan för parkeringskort eller lånekvitton etc.

Kontakta oss på Seriline och beställ en produktnyckel för det programtillägg som önskas. Från version Premium 7,07 behöver inget nytt installeras, ange endast en giltig produktnyckel för den nya funktionen.